ESCUELA BUROCRÁTICA DE LA ADMINISTRACIÓN

ESCUELA BUROCRÁTICA DE LA ADMINISTRACIÓN

A partir de la década de 1940, las criticas hechas tanto a la teoría clásica (por su mecanicismo) como a la teoría de las relaciones humanas (por su romanticismo ingenuo) revelaron la falta de una teoría de la organización sólida y amplia que orienta el trabajo del administrador. Algunos estudiosos buscaron inspiración para esa nueva teoría de la organización en los escritos del economista y sociólogo, ya entonces fallecido, Max Weber. Así surgió la teoría de la burocracia en la administración.

ORÍGENES DE LA TEORÍA DE LA BUROCRACIA

La teoría de la burocracia se puso en práctica en la administración hacia la década de 1940 debido a las siguientes circunstancias:

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ORIGENES DE LA BUROCRACIA

La burocracia es una forma de organización humana que se basa en la racionalidad, es decir, la adecuación de los medios a los objetivos pretendidos, con el fin de garantizar la máxima eficiencia posible en la consecución de esos objetivos. Se origino en los cambios religiosos ocurridos después del renacimiento.

TIPOS DE SOCIEDAD SEGUN WEBER:

·         Sociedad tradicional: Predomina características patriarcales y patrimoniales como familia, clan etc.

·         Sociedad Carismática: en donde predominan características místicas arbitrarias y de personalidad  como en los grupos revolucionarios, partidos políticos etc.

·         Sociedad Legal Racional o Burocrática: Predominan normas impersonales y racionalidad en la selección de los medios y de los fines como en las grandes empresas en los estados modernos en los ejércitos etc.

Weber no consideró la burocracia como un sistema social, sino como un tipo de poder.

TIPOS DE AUTORIDAD

Weber presenta tres tipos de autoridad:

·         Autoridad Tradicional: Cuando los subordinados aceptan las ordenes de los superiores como justificadas porque esa siempre fue la forma en que se hicieron las cosas. El dominio patriarcal del padre de familia, del jefe del clan y el despotismo real representan únicamente el tipo más puro de autoridad tradicional. El poder tradicional no es racional, puede trasmitirse por herencia y es extremadamente conservador.

·         Autoridad Carismática: Cuando los subordinados aceptan las órdenes del superior como justificadas por causa de la influencia de la personalidad y del liderazgo del superior con el cual se identifican. Weber y otros usaron el termino carisma en el sentido de calidad extraordinaria e indefinible de una persona se aplica a lideres políticos como Hitler, Kennedy y otros, empresarios como Ford etc. El poder carismático es un poder sin base racional, es inestable y adquiere fácilmente características revolucionarias.

·         Autoridad legal, racional o Burocrática: Cuando  los subordinados aceptan las órdenes de los superiores como justificadas, porque están de acuerdo con ciertos preceptos  o normas que consideran legítimos y de los cuales se deriva el comando. Es el tipo de autoridad técnica, meritocrática y administrada se basa en la promulgación. La obediencia no se debe a algunas personas sino a un conjunto de reglas y reglamentos legales previamente establecidos.  

CARACTERÍSTICAS DE LA BUROCRACIA, SEGÚN WEBER

Según la concepción popular, en la empresa u organización donde se desarrolla la burocracia, el papeleo crece y se multiplica, e impide dar soluciones rápidas y eficientes. El término burocracia también se emplea para designar el apego de los funcionarios a los reglamentos y rutinas, lo cual produce ineficiencia en la organización.

Según Weber, la burocracia tiene las siguientes características:

1.    Carácter legal de las normas y reglamentos: La burocracia es una organización unida por normas y reglamentos previamente establecidos por escrito. En otras palabras, se basa en una especie de legislación propia que define con anticipación como deberá funcionar la organización burocrática. Estas normas y reglamentos se ponen por escrito y son bastante detalladas porque buscan cubrir todas las situaciones de la organización.

2.    Carácter formal de las comunicaciones: La burocracia es una organización unida por comunicaciones escritas. Las reglas, decisiones y acciones administrativas se formulan y registran por escrito. De ahí el carácter formal de la burocracia: todas las acciones y procedimientos se encaminan a garantizar la comprobación y la documentación adecuadas.

3.    Carácter racional y división del trabajo: La burocracia se caracteriza por la división sistemática del trabajo, en aras de la racionalidad, es decir, se adapta a los objetivos por alcanzar: la eficiencia de la organización. De allí el aspecto racional de la burocracia. Existe una división sistemática del trabajo, del derecho y del poder, que establece las atribuciones de cada participante, los medios para implementar las normas y las condiciones necesarias.

4.    Impersonalidad de las relaciones:  La distribución de actividades es impersonal, es decir, se desarrolla en términos de cargos y funciones, y no de las personas involucradas, cuya administración no considera las personas como tales, sino como individuos que desempeñan cargos y cumplen funciones.

5.    Jerarquía de la autoridad: La burocracia establece los cargos según el principio de jerarquía. Cada cargo inferior debe estar bajo el control y la supervisión de uno superior. Ningún cargo queda sin control o supervisión. De ahí la necesidad de la jerarquía de la autoridad para fijar las jefaturas en los diversos niveles de autoridad, los cuales constituyen la estructura jerárquica e la organización. La autoridad es inherente al cargo y no al individuo especifico que lo desempeña de modo oficial.

6.    Rutinas y procedimientos estandarizados: La burocracia fija reglas y normas técnicas para el desempeño de cada cargo. Quien desempeña un cargo no puede hacer lo que quiera, sino lo que la burocracia le impone. Las reglas y normas técnicas regulan la conducta de quien ocupa cada cargo, cuyas actividades deben ejecutarse con las rutinas y procedimientos fijados por aquellas. Todas las actividades de cada cargo se desempeñan según estándares definidos con claridad, en los cuales cada conjunto de acciones se relaciona fundamentalmente con los propósitos de la organización, de modo ideal. Estos estándares facilitan la evaluación rápida del desempeño de cada participante.

7.    Competencia técnica y meritocrácia: La burocracia basa la selección de las personas en el merito y la competencia técnica, y no en preferencias personales. La admisión, transferencia y promoción de funcionarios se fundamentan en criterios de evaluación y clasificación validos en toda la organización, y no en méritos particulares y arbitrarios.

8.    Especialización de la administración: La burocracia se basa en la separación de la propiedad y la administración. Los miembros del cuerpo administrativo deben estar completamente separados de la propiedad de los medios de producción. En otros términos, los administradores de la burocracia no son los dueños o propietarios de la empresa.

9.    Profesionalización de los participantes: La burocracia se caracteriza por la profesionalización de sus participantes. Cada funcionario de la burocracia es un profesional.

10.  Completa previsión del funcionamiento: El objetivo de la burocracia es prever el comportamiento de sus miembros. El modelo burocrático de Weber parte de la suposición de que el comportamiento de los miembros de la organización es perfectamente previsible: todos los funcionarios deberán comportarse de acuerdo con las normas y reglamentos de la organización para que alcance la máxima eficiencia posible. En la burocracia, todo se establece con el fin de prever con anticipación todas las situaciones y rutinizar su ejecución para que el sistema alcance la máxima eficiencia.

VENTAJAS DE LA BUROCRACIA

Weber vio innumerables razones para explicar el avance de la burocracia frente a las demás formas de asociación. Según él, comparar los mecanismos burocráticos con otras organizaciones es lo mismo que comparar la producción de la máquina con otros modos no mecánicos de producción. Según Weber, las ventajas de la burocracia son:

·         Racionalidad en relación con el logro de los objetivos de la organización.

·         Precisión en la definición del cargo y de la operación, por el conocimiento exacto de los deberes.

·         Interpretación unívoca garantizada por la reglamentación específica y escrita. Por otro lado, la información es discreta, pues se suministra sólo a quien debe recibirla.

·          Uniformidad de rutinas y procedimientos, que favorece la estandarización y la reducción de costos y errores, pues los procedimientos se definen por escrito.

·          Continuidad de la organización mediante la sustitución del personal que se retira.

·         Reducción de la fricción entre las personas, pues cada funcionario conoce aquello que se exige de él y cuales son los limites entre sus responsabilidades y las de los demás.

·         Coherencia, pues los mismos tipos de decisión deben tomarse en las mismas circunstancias.

·         Subordinación de los más nuevos a los más antiguos, de modo bien riguroso y conocido, para que el superior pueda tomar decisiones relacionadas con los niveles inferiores.

·         Confiabilidad, pues al conducir el negocio de acuerdo con las reglas conocidas, un gran número de casos similares se tratan metódicamente de la misma manera. Las decisiones son previsibles, y el proceso decisorio, al ser impersonal, elimina la discriminación personal.

·         Existen beneficios desde el punto de vista de las personas en la organización, pues se formaliza la jerarquía, se divide el trabajo entre las personas de manera ordenada, y éstas se entrenan para volverse especialistas en sus campos particulares, pudiendo hacer carrera en la organización, de acuerdo con los méritos personales y su competencia técnica.

DISFUNCIONES DE LA BUROCRACIA

En opinión de Weber, la burocracia es una organización cuyas consecuencias deseadas se resumen en la previsión de su funcionamiento para obtener eficiencia de la empresa.

Las disfunciones de la burocracia son básicamente las siguientes:

1.    Interiorización de las normas y apego a los reglamentos.

2.    Formalismo y papeleo excesivos.

3.    Resistencia al cambio.

4.    Despersonalización de las relaciones.

5.    Jerarquización con base del proceso decisorio.

6.    Conformidad extrema con rutinas y procedimientos.

7.    Exhibición de símbolos de autoridad.

8.    Dificultad en la atención a los clientes y conflictos con el público.