GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
¿Que es gestión del
conocimiento? ¿Es posible que algo como el conocimiento que pertenece
inevitablemente a las personas se pueda gestionar en las organizaciones? Mejor
vayamos por partes. Cuando hablamos de gestión del conocimiento en las
organizaciones, nos referimos a un proceso o una situación que permita
trasferir los conocimientos o experiencias de una persona o grupo de personas a
otras personas pertenecientes a una misma organización u empresa. Y aquí esta el
problema principal, que hablamos de personas y de trasmitir o compartir algo
que no es fácil de trasmitir ni saber a quien trasmitir: información y
habilidades.
QUE ES GESTIÓN DE
CONOCIMIENTO
Gestión del
conocimiento es el proceso por el cual una organización, facilita la trasmisión
de informaciones y habilidades a sus empleados, de una manera sistemática y
eficiente. Es importante aclarar que las informaciones y habilidades no tienen
por qué estar exclusivamente dentro de la empresa, sino que pueden estar o
generarse generalmente fuera de ella.
Este matiz final es
muy importante. Generalmente la mayoría de las empresas identifican gestión
del conocimiento solamente con la información y habilidades internas
de la empresa, lo que se conoce como Business Intelligence o
inteligencia empresarial. De esta forma casi todos los esfuerzos se
orientan a canalizar la información y habilidades que ya posee una organización
centrándose en la eficiencia de los procesos de comunicación interna a través
de la implantación de sistemas como CRM, ERP y un CMI.
Esto ha sido
tradicionalmente así por que siempre ha sido mucho más fácil controlar los
volúmenes de información interna que la información externa que se encuentra
fuera de la organización que es más difícil de encontrar, buscar, seleccionar y
organizar.
LA GESTIÓN DEL
CONOCIMIENTO INTERNO Vs GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EXTERNO
Esta visión endogámica
puede ser mala para una empresa. Imaginemos un avión cuyos pilotos solo
tuvieran información relativa al nivel de combustible, el peso de la carga, la
activación de los motores, trenes de aterrizaje y demás sistemas de la
aeronave. Este avión estaría irremediablemente condenado al desastre ya que sus
pilotos no sabrían las condiciones climáticas previstas en ruta, no dispondrían
de un radar para detectar otras aeronaves en vuelo o bien saber la dirección
del viento y por lo tanto la dirección correcta para el aterrizaje o el
despegue.
En el caso de una
empresa que solo se centre en la gestión del conocimiento interno el
desastre puede ser similar. Simplemente por que el resto de los agentes de su
mercado (consumidores, competidores, proveedores, etc…) actúan fuera de la
organización y sino tenemos conocimiento de que hacen o lo que quieren estos
agentes, simplemente acabaremos por vender cada vez menos. No podemos olvidar
que las empresas viven de las ventas y estas se producen fuera de la
organización.
Afortunadamente casi
todas las empresas disponen de redes comerciales y de proveedores que les
trasmiten este conocimiento e incluso ahora sistemas de vigilancia tecnológica
y de inteligencia competitiva que les proveen de la información
necesaria para detectar lo que ocurre en su mercado.
La gestión del
conocimiento interno nos permite conocer como estamos, si necesitamos más flujo
de caja, más materias primas o colocar determinado producto en el tercer nivel
de la estantería del supermercado los miércoles por que se vende más etc…pero
la gestión del conocimiento externo nos dirá que ocurre en nuestro mercado
donde realmente generamos el dinero y las oportunidades y amenazas que se están
formando.
COMPONENTES DE LA
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
HABILIDADES Y LA INFORMACIÓN
Esta claro que las
personas están en el centro de la gestión del conocimiento. Pero a nosotros nos
interesa sobre todo sus habilidades y su información. Estos dos
componentes son básicos a la hora de tener en cuenta el proceso de Gestión del
conocimiento en una organización.
- La información puede ser recogida tratada y almacenada por los sistemas de información de la empresa facilitando la creación de un cuadro de mando del entorno y un cuadro de mando integral para la dirección. Si estos sistemas están bien diseñados obtendremos información periódica y sistemática de lo que ocurre tanto dentro como fuera de la organización y podremos tomar decisiones con rapidez.
- Las habilidades son en cambio
más complicadas de trasmitir ya que implica adquirir nuevo conocimiento
para el que las recibe lo cual supone más tiempo.
A nadie se le escapa
que es mas fácil trasmitir información y retenerla que adquirir una habilidad
como por ejemplo aprender a conducir, ya que exige horas de practica. Las
habilidades se asocian con los Planes de Formación y supone un esfuerzo muy
importante identificar aquellas personas que poseen las habilidades más
valiosas dentro y fuera de la organización para que compartan sus
conocimientos. Por eso muchas veces se subcontratan fuera de la empresa.
IMPORTANCIA DE LA
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
La Gestión del
conocimiento implica ir mucho más allá que un mero sistema informático o plan
de formación. Es esencial para favorecer una estructura empresarial
innovadora y eficiente. Si el conocimiento fluye y se transmite de
manera correcta en la organización, este solo puede crecer. Las habilidades e
informaciones útiles se trasmiten entre los empleados de forma rápida y de esta
manera aumenta la posibilidad de generar nuevo conocimiento que deriva en
aplicaciones nuevas, mejoras en procesos o productos y nuevas formas de hacer
negocio para alcanzar nuevas oportunidades.
No olvides que el
conocimiento es el único activo que crece con el tiempo y no se
desgasta pero que puede desparecer con las personas, si este no es compartido.
Conozco casos en los que la marcha de un empleado a supuesto una perdida de
competitividad muy importante para una empresa por ser el único que disponía de
un conocimiento muy concreto. Por eso es vital gestionarlo, tanto en grandes
organizaciones vs en pequeñas organizaciones. En otra ocasión os hablare de
como gestionar el conocimiento en tu organización.
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