ENFOQUE SISTÉMICO DE LA ADMINISTRACIÓN

ORÍGENES DE LA TEORÍA CIBERNÉTICA DE LA ADMINISTRACIÓN

ESCUELA SISTEMICA DE LA ADMINISTRACIÓN

Desde 1924 el biólogo alemán Ludwig Von Bertalanffy venia elaborando una teoría interdisciplinaria:

El pensamiento sistémico es la actitud del ser humano, que se basa en la percepción del mundo real en términos de totalidades para su análisis, comprensión y accionar, a diferencia del planteamiento del método científico, que sólo percibe partes de éste y de manera inconexa.

El pensamiento sistémico aparece formalmente hace unos 45 años atrás, a partir de los cuestionamientos que desde el campo de la Biología hizo Ludwing Von Bertalanffy, quien cuestionó la aplicación del método científico en los problemas de la Biología, debido a que éste se basaba en una visión mecanicista y causal, que lo hacía débil como esquema para la explicación de los grandes problemas que se dan en los sistemas vivos. Este cuestionamiento lo llevó a plantear un reformula miento global en el paradigma intelectual para entender mejor el mundo que nos rodea, surgiendo formalmente el paradigma de sistemas. El pensamiento sistémico es integrador, tanto en el análisis de las situaciones como en las conclusiones que nacen a partir de allí, proponiendo soluciones en las cuales se tienen que considerar diversos elementos y relaciones que conforman la estructura de lo que se define como "sistema", así como también de todo aquello que conforma el entorno del sistema definido. La base filosófica que sustenta esta posición es el Holismo (del griego holos = entero). Bajo la perspectiva del enfoque de sistemas la realidad que concibe el observador que aplica esta disciplina se establece por una relación muy estrecha entre él y el objeto observado, de manera que su "realidad" es producto de un proceso de con-construcción entre él y el objeto observado, en un espacio –tiempo determinados, constituyéndose dicha realidad en algo que ya no es externo al observador y común para todos, como lo plantea el enfoque tradicional, sino que esa realidad se convierte en algo personal y particular, distinguiéndose claramente entre lo que es el mundo real y la realidad que cada observador concibe para sí.

 ENFOQUE SISTÉMICO DE LA ORGANIZACIÓN

Las filosofías que enriquecen el pensamiento sistémico contemporáneo son:

La fenomenología de Husserl, La hermenéutica de Gadamer, Que a su vez se nutre del existencialismo de Heidegeer y el historicismo de Dilthey y de la misma fenomenología de Husserl.

La consecuencia de esta perspectiva sistémica, fenomenológica y hermenéutica es que hace posible ver a la organización ya no como que tiene un fin predeterminado (por alguien), como lo plantea el esquema tradicional, sino que dicha organización puede tener diversos fines en función de la forma cómo los involucrados en su destino la vean, surgiendo así la variedad interpretativa. Estas visiones estarán condicionadas por los intereses y valores que posean dichos involucrados, existiendo solamente un interés común centrado en la necesidad de la supervivencia de la misma.

Así, el Enfoque Sistémico contemporáneo aplicado al estudio de las organizaciones plantea una visión inter, multi y transdisciplinaria que le ayudará a analizar a la  empresa de manera integral permitiendo  identificar y comprender con mayor claridad y profundidad los problemas organizacionales, sus múltiples causas y consecuencias. Así mismo, viendo a la organización como un ente integrado, conformada por partes que se interrelacionan entre sí a través de una estructura que se desenvuelve en un entorno determinado, se estará en capacidad de poder detectar con la amplitud requerida tanto la problemática, como los procesos de cambio que de manera integral, es decir a nivel humano, de recursos y procesos, serían necesarios de implantar en la misma, para tener un crecimiento y desarrollo sostenibles y en términos viables en el tiempo. Un Sistema es un conjunto  de elementos dinámicamente relacionados entre sí, que realiza una actividad para alcanzar un objetivo o  un propósito; operando sobre Entradas y Salidas.

ORIGEN DEL CONCEPTO DE "SISTEMA"

Al respecto hay que recordar que el concepto de sistema surge con fuerza con las operaciones bélicas de la Segunda Guerra Mundial, las que por su complejidad logística y magnitud en cuanto a la cantidad de soldados y materiales comprometidos, como en la invasión del Día D, requirió desarrollar una metodología que permitiera incorporar al análisis estratégico a un conjunto numeroso de sistemas que se convertían en interdependientes en el momento de la gran batalla. Después, en la postguerra, las grandes industrias modernas incorporan esta nueva disciplina en la planificación empresarial con el nombre de Operación de sistemas, donde aparece claramente la importancia de la interdisciplinariedad y la cooperación organizada de lo heterogéneo.

 Con Bertalanffy, se establece claramente la importancia de los estudios de sistemas para diversos campos de la ciencia, solo que con este autor, dichos estudios dejan de pertenecer solo a la biología, para buscar realizar el sueño (de Bertalanffy) de transformarlo en un lenguaje universal para la ciencia, incluyendo a los estudios de la sociedad. 

 LOS CONCEPTOS INVOLUCRADOS EN LA TEORÍA DE SISTEMAS

Recursividad y subsistemas

Los sistemas son sinérgicos y también recursivos. Cuando  se habla de totalidades, desde una perspectiva holista, podemos estar refiriéndonos a todo el universo, porque en el fondo esa es la mayor totalidad conocida. Sin embargo cuando se  esta analizando a algún fenómeno humano necesita  poner límites en algún lado. Ayudados por la Teoría de Sistemas, se puede  ubicar aquel "conjunto de partes interrelacionadas" que constituyéndose en un sistema reconocible -porque identifica sus límites-   permite analizarlo, describirlo y establecer causas y consecuencias dentro del sistema o entre el sistema y su entorno, se puede  considerar como sistema a cualquier entidad que se muestra como independiente y coherente, aunque se encuentre situada al interior de otro sistema, o bien, aunque envuelva y contenga a otros subsistemas menores, eso es lo que  se llama la recursividad de los sistemas.

Por ejemplo, la totalidad del país contiene un sinnúmero de subsistemas. El sistema país contiene a los subsistemas regiones. Las regiones contienen a los subsistemas provincias, y las provincias a los subsistemas comunas. A su vez las comunas contienen a otros subsistemas como el de Salud, Educación, Arte, etc. Como cualquier de estos subsistemas es a su vez una entidad independiente y coherente, pueden a su vez ser considerados como un sistema en sí mismo, siendo el conjunto mayor que lo contiene el súper  sistema y los menores, los subsistemas, es decir, se puede  tomar cualquiera de esos "subsistemas" y convertirlos en la totalidad/ sistema que interesa estudiar. Así, se puede estudiar el "sistema Comunal", "Regional", "educacional", "de Salud", etc.

RELACIÓN ENTRE EL SISTEMA Y EL ENTORNO

Los sistemas sociales -que son los  preocupan esencialmente- no se producen en el vacío, aislados completamente de otros fenómenos, por el contrario, los sistemas tiene un entorno, es decir, están rodeados por otros fenómenos que usualmente incluyen a otros sistemas. Se puede decir que el sistema "es" su diferencia respecto del entorno" La "entropía" implica la tendencia natural de un sistema a entrar en un proceso de desorden interno, y "geneantropía" vendría a ser lo contrario: la presión ejercida por alguien o por algo para conservar del orden interno del sistema. Estos dos conceptos suelen ser problemáticos para los seres humanos, pero podemos entenderlo pensando que el cambio de la sociedad, la que normalmente se refiere a tendencias en trópicas, porque las diferentes presiones que se ejercen sobre el sistema, llevan a que se produzcan cambios de carácter aleatorio en los diferentes elementos del sistema social, Sin embargo, el proceso de Control Social -que no es otra cosa que la tendencia al aparecimiento, cuidado y mantención de reglamentos y leyes que ponen orden a la sociedad y que una vez establecidos son difíciles de cambiar- ponen el factor negentrópico (ordenador, que proporciona, orienta o conduce al orden).

SISTEMAS CERRADOS Y ABIERTOS

Los sistemas pueden ser cerrados o abiertos. En los primeros nada entra ni nada sale de ellos. Todo ocurre dentro del sistema y nada se comunica con su exterior.  En cambio los sistemas abiertos requieren de su entorno para existir. Los sistemas biológicos y los sistemas sociales son sistemas abiertos, y a ello se debe que la teoría de sistemas haya tenido tanta aceptación en el campo de las ciencias sociales en décadas recientes. La Cibernética ha influido en gran parte a la administración, no solo en ideas y conceptos, también en sus productos como los computadores, maquinas etc. Algunos de los conceptos de cibernética pasaron las fronteras y se fueron incorporando rápidamente a la teoría administrativa. La teoría de la información proporcionó una visión más amplia de los fenómenos de información y comunicación dentro de una organización. La Cibernética trajo unas influencias muy significativas para la administración, en especial la automatización y la informática, cuya revolución lleva a las organizaciones hacia una era informática

INTERDISCIPLINARIEDAD DE LA  ORGANIZACIÓN

La multidisciplinariedad se refiere a la búsqueda del conocimiento, al deseo de desarrollar aquellas habilidades que podrían existir pero a las que no se les ha dado importancia. Propone el exhaustivo análisis de una misma cosa a través de diferentes campos para conseguir tener de ella un amplio conocimiento. Por ejemplo un alumno de educación secundaria que va a clases de matemáticas, ciencias y literatura y además practica deportes, obtiene una educación multidisciplinaria.

La interdisciplinariedad se refiere a la habilidad para combinar varias disciplinas, es decir para interconectarlas y ampliar de este modo las ventajas que cada una ofrece. Se refiere no sólo a la aplicación de la teoría en la práctica, sino también a la integración de varios campos en un mismo trabajo. Desde el punto de vista educativo, por ejemplo, se proponen actividades para promover el aprendizaje combinando varias áreas, como la música y las matemáticas, lo cual ayudará a que los alumnos consigan asociar conceptos y obtengan una educación integral y no fragmentada.

A lo que se refiere esta teoría es que proporciona  principios y modelos generales para todas las ciencias elaborado por el biólogo ALEMAN LUDWING VON BERTANFFY, haciéndonos ver que cada ciencia puede utiliza las demás basándose en la comprensión de la dependencia reciproca de las disciplinas y las necesidades integradas.

La teoría tiene tres principios fundamentales:

• El pensamiento: se refiere a un enfoque sistemático que sostiene que un todo fenómeno es parte de un fenómeno mayor, orienta su visión hacia el todo, su  interés es  más por unir las cosas que por separarlas.

• Los objetivos: Pretende explicar  los fenómenos por aquello que produce o que su propósito es producir. 

• Los sistemas: visualizados como entidades globales y funcionales. 

HOMEOSTASIS

En cibernética la homeostasis es el rasgo de los sistemas autor regulados (cibernéticos) que consiste en la capacidad para mantener ciertas variables en un estado estacionario, de equilibrio dinámico o dentro de ciertos límites, cambiando parámetros de su estructura interna.

La palabra homeostasis, proveniente del griego (homos: mismo, y stasis: estar), es utilizada en Biología para describir la capacidad que poseen todos los seres vivos de regular su medio interno para mantener estables y constantes las propiedades del mismo, adaptándose por medio de este proceso, a los cambios del medio en el cual se encuentran. 

COMPONENTES DEL SISTEMA ORGANIZACIONAL

Los componentes básicos del sistema organizacional son:

1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Se define como estructura organizacional al marco en el que se desenvuelve la organización de acuerdo con el cual las tareas son divididas agrupadas, coordinadas y controladas para lograr los objetivo, comprende la estructura formal danto estructura (lo previsto en la organización) como la estructura informal (surge de la interacción entre los miembros de la organización con el medio externo) dando lugar a la estructura real de la organización.

2. ESTRUCTURA FORMAL

Conformada por las partes que integran a la organización y las relaciones que las vinculan, incluyen las funciones, las funciones, actividades, relaciones de autoridad y de dependencia, responsabilidades, objetivos, manuales y procedimientos, descripciones de puesto de trabajo, asignación de recursos y todo aquello que esta previamente definido.

3. ESTRUCTURA INFORMAL

Es conformada a partir de las relaciones entre las personas que comparten uno o varios procesos de trabajos dentro de la organización, la estructura informan comprende aspectos que tiene que ver con valores, intereses, sentimientos, afectos, liderazgo  y todo lo que tiene que ver con las relaciones humanas, simplemente son producto de la interacción humana y juego de personalidades, grupos, etc.

Lo informal no está orientado específicamente a los objetivos pero que es necesario alcanzarlos.  

ESPECIALIZACION DEL TRABAJO

Es la especialización y cooperación de las fuerzas laborales en diferentes tareas y roles, con el objetivo de mejorar la eficiencia.

Características:

• Ahorro de Capital: el empleado no tendría que disponer de todas las herramientas que necesita para las diferentes funciones.

• Ahorro de tiempo: El empleado no tiene que cambiar constantemente de herramienta.

• Los trabajos a realizar por el empleado son más sencillos, disminuyendo así l el error.

• Simplicidad en las funciones a realizar, el personal sin experiencia puede emplearse.

• Invención de nuevas máquinas. 

CADENA DE MANDO

Cadena de mando se refiere a la línea continua de autoridad que va desde la parte superior de la organización hasta la última posición, además esclarece quien reporta a quién,  para entender este concepto tenemos que hablar de:

• AUTORIDAD: Facultad de una posición superior para dar órdenes y espera que éstas sean cumplidas.

• UNIDADES DE MANDO: Este principio colabora en la tarea de preservar el concepto de una línea continua de autoridad. Define que un individuo solo debe poseer un superior quien es el responsable de lo que hace. Aquí el empleado puede comunicarse más efectivamente; y puede participar en la toma de decisiones de la organización.

TRAMO DE CONTROL O TRAMO ADMINISTRATIVO

En los niveles de organización hay un límite al número de personas que un administrador puede supervisar con eficacia, la razón de los niveles de la organización esta limitaciones del tramo de administración.

SELECCIÓN DEL TRAMO

Es el número de subordinados que puede dirigir, controlar, etc., un administrador. En la empresa se debe decidir cuántos empleados puede dirigir un superior. Los tramos por debajo de los más altos ejecutivos serán más estrechos. EL número de empleados en los niveles más altos es de cuatro a ocho, y de los niveles más inferiores es de ocho a quince de la empresa.

ORGANIZACIÓN DE LOS TRAMOS ESTRECHOS

VENTAJAS 

• Supervisión estricta

• Control estricto 

• Comunicación rápida entre el empleado y los superiores.

DESVENTAJAS 

• Intervienen demasiado en el trabajo de los subordinados

• Muchos niveles de administración

• Altos costos debido  a los altos niveles

• Distancia excesiva entre el nivel inferior y el superior 

ORGANIZACIÓN CON TRAMOS AMPLIOS

VENTAJAS

• Los superiores están obligados a delegar.

• Se deben establecer políticas claras

• Se debe seleccionar con cuidado a los subordinados 

DESVENTAJAS

• Tendencia de que los superiores con exceso de trabajo se conviertan en cuellos de botella para la toma de decisiones.

• Peligro que los superiores pierdan el control

• Se necesita administradores de una alta calidad

DEPARTAMENTALIZACIÓN

La departamentalización es la agrupación de actividades y personas en departamentos que permite que las organizaciones crezcan en un grado indeterminado.

• Departamentalización de optimización

• Departamentalización por tiempo

• Departamentalización por función empresarial 

• Departamentalización territorial  o geográfica

• Departamentalización por tipo de clientes

• Departamentalización por tipo de clientes

• Departamentalización por procesos o equipos

• Departamentalización por productos 

DENTRALIZACION O DESCENTRALIZACION EN LA TOMA DE    DECISIONES 

Estos componentes definen la forma que tendrá la organización. La forma es sumamente importante por que influye sobre el trabajo de los individuos. Por ejemplo, una estructura muy vertical, con una larga cadena de mando y tramos de control corto no va a favorecer el trabajo en equipo, por el contrario, si queremos incentivar el trabajo en equipo necesitamos una estructura más horizontal. ¿Por qué? Pues pregúntese lo siguiente ¿dónde se sentirá más libre de dar sus opiniones en una reunión de trabajo: con compañeros de jerarquía similar a la suya, o con su jefe o el jefe de su jefe?

La estructura organizacional representa la percepción que tiene los miembros de la organización acerca de la cantidad de reglas, procedimientos, trámites y otras limitaciones a que se ven enfrentados en el desarrollo de su trabajo. La medida en que la organización pone el énfasis en la burocracia, versus el énfasis puesto en un ambiente de trabajo libre, informal e inestructurado.

La estructura organizacional define como se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas de trabajo. Existen seis elementos clave a los que necesitan enfocarse los gerentes cuando diseñan la estructura de su organización. Estos son: especialización del trabajo, Departamentalización, cadena de mando, tramo de control, centralización y descentralización y formalización.

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS

• Sistema determinista simple: Posee pocos componentes e interrelaciones, los cuales revelan un comportamiento dinámico completamente previsible.

• Sistema determinista complejo: Como el computador electrónico, si su comportamiento no fuera totalmente previsible, funcionaría mal. 

• Sistema determinista excesivamente complejo: El universo. 

• Sistema probabilística simple: Sistema simple pero imprevisible. 

• Sistema probabilística complejo: Sistema que, aunque complejo, puede ser descrito.

• Sistema probabilística excesivamente complejo: Sistema tan complicado que no puede ser descrito en su totalidad. 

PROPIEDADES DE LOS SISTEMAS CIBERNÉTICOS.

• Son excesivamente complejos. Por lo que se estudian a través del concepto de caja negra.

• Son probabilísticos. Por lo que deben ser enfocados a través de la estadística. 

• Son autor regulado. Deben focalizarse a través de la retroalimentación que garantice la homeostasis. 

JERARQUÍA DE LOS SISTEMAS.

Según la complejidad, Kenneth Boulding propone una jerarquía de nueve niveles:

1. Sistemas estáticos (frameworks) 

2. Sistemas dinámicos simples (clckworks) Sistemas cerrados 

3. Sistemas cibernéticos simples (cybernetics) 

4. Sistemas abiertos 

5. Organismos inferiores

6. Animales Sistemas abiertos 

7. Hombre

8. Sistemas socioculturales

9. Sistemas simbólicos 

CONSECUENCIAS DE LA CIBERNÉTICA EN LA ADMINISTRACIÓN

Automatización. Ultra mecanización, super racionalización, procesamiento continuo y control automático, por la retroalimentación de la máquina con su propio producto. Tal automatización ha tenido un impacto socioeconómico profundo, sobre todo en tres actividades: empresas fabriles, las operaciones comerciales y la banca.